Regulations (in french)

ASSOCIATION DES MORIN D’AMÉRIQUE

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX (À JOUR LE 27 SEPTEMBRE 2010)

ARTICLE 1 DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION

1.1 Définitions

Pour tout ce qui a trait à l’application de la partie III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., chapitre C-38.)

a) Association désigne l’Association des Morin d’Amérique inc.;

b) Fédération désigne la Fédération des familles-souches québécoises inc.;

c) Assemblée désigne, selon le cas, l’assemblée générale annuelle ou spéciale des membres;

d) Conseil désigne le conseil d’administration;

e) Comité désigne le comité exécutif;

f) Administrateur désigne les membres du conseil d’administration;

g) Dirigeant désigne les membres du comité exécutif;

h) Membre en règle désigne les membres réguliers et les membres à vie de l’Association;

i) Majorité simple désigne cinquante pour cent (50%) des voix exprimées à une assemblée plus une.

1.2 Règles d’interprétation

Les mots employés au singulier comprennent ceux au pluriel et vice-versa, ceux du genre masculin comprennent ceux du genre féminin et vice-versa, et les dispositions qui s’appliquent à des personnes physiques s’entendent aussi pour des personnes morales, même les sociétés et autres groupements non constitués en corporation.

1.3 Primauté

En cas de contradiction entre la Loi sur les compagnies, les statuts ou les règlements adoptés par le Conseil, la Loi prévaut sur les statuts et sur les règlements, et les statuts prévalent sur les règlements.

ARTICLE 2 BUTS

L’Association a pour buts:

a) de regrouper en association sans buts lucratifs les personnes qui sont membres ou alliées aux familles MORIN CHÊNEVERT, VALCOUR(T) ou ROCHEBELLE qui s’intéressent à ces familles;

b) d’organiser ou tenir des conférences, réunions, assemblées, expositions pour la promotion, le développement et la vulgarisation de l’histoire, de la généalogie ou toutes autres matières touchant aux familles MORIN;

c) d’encourager toute personne, membre ou alliée aux familles Morin à transmettre au fonds MORIN, aux Archives nationales du Québec, tous documents, photos, découpures de journaux, susceptibles d’ajouter à l’histoire des familles MORIN;

d) d’imprimer, éditer, distribuer toutes publications pour les fins ci-dessus, établir une bibliothèque de publications se rapportant à l’histoire des familles MORIN;

e) d’acquérir par achat, location ou autrement, posséder et exploiter les biens meubles et immeubles nécessaires aux fins ci-haut mentionnées et fournir aux membres des services de toute nature, en relation avec les buts de l’Association;

f) pour ces fins, de solliciter et recevoir de tout gouvernement, institution, personne physique ou morale, de l’aide financière, privément ou publiquement.

ARTICLE 3 MEMBRES

3.1 Capacité

Sont admissibles comme membres de l’Association toute personne âgée d’au moins 18 ans, d’ascendance paternelle MORIN et ou d’ascendance maternelle MORIN directe. Il en est de même de tous les VALCOUR(T), ROCHEBELLE et CHENEVERT ayant un ancêtre MORIN.

Parmi les individus précités, peut devenir membre de l’Association, tout descendant, en ligne directe, par alliance ou par adoption légale, d’un ancêtre MORIN.

3.2 Catégories de membres

L’Association comprend cinq (5) catégories de membres soit le membre régulier (individuel ou familial), le membre à vie (individuel ou familial), le membre honoraire, le membre associé et le membre certifié.

a) Toute personne admissible peut devenir membre régulier en adressant sa demande à l’Association, pourvu qu’elle soit intéressée à adhérer aux buts de l’Association et qu’elle paie la cotisation annuelle fixée par le Conseil.

Le membre régulier peut être individuel ou familial. La carte de membre familial donne au conjoint du membre régulier le droit de voter à l’assemblée générale et celui de faire partie du Conseil.

Au décès du membre, le conjoint qui le désire, peut devenir membre en payant une cotisation annuelle. Il obtiendra alors une carte de membre à son nom avec un nouveau numéro et il jouira des privilèges du membre régulier.

b) Toute personne admissible âgée d’au moins quarante ans peut devenir membre à vie pourvu qu’elle ait été membre régulier pendant au moins cinq années consécutives et qu’elle paie en une seule fois la cotisation fixée par le Conseil. Le membre à vie peut être individuel ou familial. La carte de membre familial donne au conjoint du membre à vie le privilège de voter à l’assemblée générale et celui de faire partie du conseil d’administration. Ce privilège cesse au décès du membre. Au décès du membre, le conjoint qui le désire, peut devenir membre en payant une cotisation annuelle ou une cotisation de membre à vie. Il obtiendra alors une carte de membre à son nom avec un nouveau numéro et il jouira des privilèges du membre.

c) Les administrateurs de l’Association peuvent désigner comme membre honoraire toute personne ayant rendu service à l’Association de façon exceptionnelle notamment par son travail ou par ses dons.

d) Est membre associé toute personne autre que celle définie à l’article 3.1.

e) Est membre certifié, toute personne qui en fait la demande à l’Association et paie en une seule fois, la cotisation fixée par le Conseil. Le membre certifié reçoit un numéro de membre et une attestation écrite prouvant qu’il est inscrit comme membre de l’Association. Cependant, le membre certifié ne jouit pas des privilèges du membre régulier.

3.3 Carte de membre et certificat

Le Conseil émet selon le cas, une carte à tout membre régulier en règle ou un certificat à tout membre certifié dans la forme et aux conditions qu’il détermine.

3.4 Cotisations

Les cotisations annuelles ou autres devront être versées à l’Association et seront établies au taux et payables aux périodes déterminées par résolution du Conseil, de temps à autre.

Toutefois, le Conseil se réserve le droit d’exiger des frais additionnels pour toute cotisation, mentionnée au paragraphe précédent, non remise à la date d’échéance indiquée sur l’avis de cotisation afin de compenser les frais administratifs encourus par ce retard.

3.5 Démission

Tout membre en règle peut démissionner en adressant un avis écrit au président de l’Association.

3.6 Suspension et expulsion

Le Conseil pourra, par résolution adoptée aux deux tiers (2/3) des voix exprimées, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement, tout membre qui enfreint les règlements de l’Association ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’Association.

ARTICLE 4 ASSEMBLÉE DESMEMBRES

4.1 Assemblée générale

a) L’Association se réunit en assemblée générale au moins une fois par année à l’endroit et à la date que fixe le Conseil.

b) L’Association expédie à chaque membre en règle au moins deux (2) semaines à l’avance, un avis de convocation pour chaque assemblée générale.

c) Les résolutions pour la discussion d’affaires nouvelles à l’assemblée annuelle peuvent être soumises en tout temps, mais le président peut décider de limiter la discussion sur les affaires nouvelles afin d’accélérer les travaux sur les affaires anciennes.

d) L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle devra inclure:

1. un rapport des activités du Conseil pour l’année écoulée;

2. le rapport du trésorier, incluant le bilan annuel des ressources financières de l’Association;

3. l’élection des membres du Conseil;

4. les autres sujets que la loi exige de soumettre à l’assemblée générale.

4.2 Assemblée générale spéciale

a) Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par le Conseil ou à la suite d’une demande écrite d’au moins quarante (40) membres en règle.

b) Les dispositions prévues à l’article 4.1 s’appliquent en faisant les changements nécessaires dans le cas d’une assemblée générale spéciale.

4.3 Quorum

Le nombre de membres en règle présents à l’assemblée constitue le quorum.

4.4 Procédure des assemblées

Sous réserve que le présent règlement a priorité, le code de procédure employé lors de toute assemblée, réunion du Conseil ou réunion du Comité, est la procédure des assemblées délibérantes connue sous le nom de Code MORIN.

4.5 Votation et qualification

a) Le vote pris à la majorité simple des personnes présentes utilisant leur droit de vote est décisif à moins que les présents règlements exigent une résolution spéciale ou une majorité plus grande.

b) Le vote peut être pris à main levée à moins que le vote au scrutin secret ne soit obligatoire ou demandé et appuyé par le quart (1/4) des membres en règle présents.

ARTICLE 5 CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.1 Nombre et cens d’éligibilité

a) Tout membre en règle de l’Association est éligible comme administrateur.

b) Le Conseil d’administration est composé du président et de quatorze administrateurs. Six sont élus pour représenter la région de l’Ouest et six sont élus pour représenter la région de l’Est. Deux autres administrateurs sont nommés par le Conseil d’administration pour représenter l’un la région de l’Ouest canadien, l’autre les États-Unis.

c) Les régions de l’Est, de l’Ouest et de l’Ouest canadien correspondent aux territoires décrits en annexe aux présents règlements.

  1. d) Le Conseil a le pouvoir de modifier les divisions territoriales de temps à autre.

5.2 Durée des mandats

a) Président : Le président est élu pour un mandat d’un an. Il peut être réélu deux autres fois consécutives. Après trois ans de présidence, il doit se retirer pendant au moins un an avant de pouvoir briguer, à nouveau, la présidence.

b) Administrateur : Les autres administrateurs sont élus pour un mandat de trois ans qui est renouvelable.

5.3 Élections

a) L’élection du président de l’Association des Morin d’Amérique et celle du tiers des administrateurs ont lieu lors de l’assemblée générale annuelle.

b) Un avis indiquant la tenue de ces élections est publié dans Le Morinfo de septembre; il précise notamment la date de ces élections, les postes à pourvoir et la date avant laquelle les bulletins de mise en candidature doivent être reçues par le président d’élection. Un formulaire du bulletin de mise en candidature et les articles des Règlements généraux de l’Association concernant les élections sont également publiés avec cet avis.

c) Toute personne qui présente sa candidature à un poste au conseil d’administration doit être membre en règle de l’Association et doit faire parvenir son bulletin de mise en candidature au président d’élection à l’adresse indiquée dans l’avis d’élection publié dans Le Morinfo de septembre. Ce bulletin doit indiquer le poste pour lequel cette personne pose sa candidature, être signé par celle-ci et porter la signature d’un membre en règle qui appuie sa candidature; il doit être reçu par le président d’élection au moins 7 jours avant la date de l’assemblée générale annuelle.

d) Les enveloppes adressées au président d’élection ne peuvent être ouvertes que par lui lors de l’assemblée générale annuelle.

e) Lors de l’assemblée générale annuelle, les membres élisent parmi eux un président d’élection qui a pour mandat de superviser l’élection des membres du conseil d’administration.

f) Le président d’élection désigne parmi les membres présents un secrétaire d’élection pour l’assister.

g) Le président d’élection, après avoir ouvert les enveloppes qui lui ont été adressées et les avoir comptabilisées par poste et, dans le cas des administrateurs, par région, vérifie si les candidatures soumises remplissent les conditions prévues par les Règlements généraux. Il écarte les candidatures qui ne remplissent pas ces conditions.

h) Le président d’élection procède d’abord à l’élection du président. S’il n’y a qu’un seul candidat à ce poste, il le déclare élu. S’il y a plus d’une candidature, il procède à une élection au scrutin secret. Tout membre en règle a droit de vote. Le président d’élection remet à toute personne qui le lui demande un bulletin de vote après s’être assuré que cette personne est membre en règle de l’Association. Est réputé membre en règle de l’Association toute personne dont le nom apparaît sur la liste des membres que lui fournit le registraire de l’Association.

i) Le président d’élection déclare élu le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de votes.

j) Le président d’élection procède par la suite à l’élection des administrateurs, soit deux pour la région de l’Est et deux pour la région de l’Ouest. S’il y a des postes vacants, on procède également à une élection; dans ce cas, l’administrateur est élu pour la durée non écoulée du mandat de l’administrateur remplacé. Tout membre en règle a droit de vote. Le président d’élection remet à toute personne qui le lui demande un bulletin de vote après s’être assuré que cette personne est membre en règle de l’Association. Le président d’élection déclare élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de votes.

k) S’il y a moins de candidats que de postes à pourvoir, tout membre en règle présent peut proposer la candidature d’un membre en règle. Le membre proposé doit être présent ou avoir fait connaître par écrit son consentement à sa candidature. Si l’assemblée propose plus d’un candidat pour le poste à pourvoir, le président d’élection procède à une élection au scrutin secret.

l) Une fois les élections du président et des administrateurs terminées, le président d’élection invite le président nouvellement élu à poursuivre la tenue de l’assemblée générale annuelle. ».

5.4 Quorum

Cinq administrateurs devront être présents à chaque réunion pour constituer le quorum du Conseil.

5.5 Rémunération et dépenses

Les membres du Conseil ne sont pas rémunérés pour leur charge. Cependant, les dépenses qu’ils effectuent pour l’Association et qui sont autorisées par le Conseil sont remboursables.

5.6 Démission

  1. a) Un membre du Conseil peut en tout temps donner sa démission par écrit. Elle prend effet à la date de son envoi à l’Association ou à la date qu’il précise, cette dernière ayant primauté.
  1. b) Tout membre du Conseil qui fait défaut d’assister à deux (2) réunions consécutives pourra être considéré démissionnaire.

5.7 Destitution

Un membre administrateur peut être démis de sa fonction avant l’expiration de son mandat par une résolution adoptée lors d’une assemblée générale spéciale ou si cinquante pour cent (50%) des membres en règle de cette région plus un en font la demande écrite au Conseil.

5.8 Vacance

  1. a) S’il survient une vacance au Conseil, les administrateurs peuvent y pourvoir en nommant, pour le reste du terme, un membre en règle provenant de la région en cause, et possédant les qualités requises.
  1. b) Pour le cas où il n’y aurait pas quorum suite à plusieurs vacances ou destitutions au Conseil, l’assemblée générale agit et nomme, en son lieu et place. La convocation à l’assemblée générale est faite par le président ou un membre restant du Conseil ou dix (10) membres en règle.

5.9 Réunions

a) Fréquence

Le Conseil se réunit au moins deux fois par année à l’endroit et à la date qu’il fixe.

b) Convocation

L’avis de convocation est donné par la personne désignée par le Conseil. Cet avis peut être écrit ou verbal. Cependant, si tous les administrateurs sont présents à une réunion, toute réunion subséquente peut avoir lieu sans avis préalable de convocation.

c) Vote

Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité simple des voix.  Chaque administrateur, y compris le président, n’a droit qu’à un seul vote.

d) Participation par communication électronique

Un administrateur peut, si tous les autres administrateurs présents y consentent, participer à une réunion à l’aide d’appareils de communication bidirectionnels permettant d’être entendu de tous. De ce fait, l’administrateur est réputé assister à cette réunion.

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